Työtapaturmavakuuttajat ja TVK ottavat tulorekisterin käyttöön 1.1.2020 ja hakevat sieltä tarvitsemansa palkkatiedot
Vuodenvaihteeseen 2020 liittyvää tärkeää tietoa
Työnantaja ei anna vakuutusyhtiölle enää 31.1.2020 mennessä vuosi-ilmoitusta palkoista, vaan työtapaturmavakuuttajat hakevat vakuutusmaksun vahvistamista varten tarvitsemansa palkkatiedot suoraan tulorekisteristä.
Vakuutusyhtiöt tulevat tammikuussa 2020 hakemaan kaikkien vakuuttamiensa työnantajien vuoden 2019 palkkatiedot tulorekisteristä. Tulorekisterin käyttöönotto ja palkkatietojen hakeminen voivat aiheuttaa viivästymisiä vuoden 2019 lopullisten vakuutusmaksujen käsittelyssä. Vakuutusyhtiöllä on työtapaturma- ja ammattitautilain perusteella vuosi aikaa vahvistaa lopullinen vakuutusmaksu.
Millä perusteella työtapaturmavakuuttajat ja TVK käyttävät tulorekisteriä ja mihin käyttötarkoituksiin?
Tulotietojärjestelmästä annetun lain perusteella tulorekisteriyksikkö välittää ja luovuttaa tulorekisterin tietoja, jotka tiedon käyttäjä on salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä oikeutettu muun lain nojalla saamaan suorituksen maksajalta tai toiselta tiedon käyttäjältä.
Tietoja luovutetaan työtapaturma- ja ammattitautilaissa tarkoitetulle vakuutuslaitokselle ja Tapaturmavakuutuskeskukselle laissa säädettyä vakuutus- tai korvausasian ratkaisemista tai valvontavelvollisuuden täyttämistä varten.
Vakuutusasian ratkaisemisella tarkoitetaan esimerkiksi vakuutusmaksun määräämistä ja vahvistamista.
Valvontavelvollisuuden täyttämisellä tarkoitetaan jälkikäteistä valvontaa siitä, että työnantaja on täyttänyt vakuuttamisvelvollisuutensa.
Korvausasian ratkaisemisella tarkoitetaan esimerkiksi ansionmenetyskorvauksen määrittämistä ja maksamista.
Vakuutuslaitoksella on työtapaturma- ja ammattitautilain mukaan oikeus salassapitosäännösten ja muiden tiedon saantia koskevien rajoitusten estämättä saada työnantajalta tiedot vahinkotapahtumasta, sen sattumisolosuhteista, syistä ja seurauksista, työntekijän työstä, työnantajan hänelle maksamista vastikkeista ja niiden perusteista sekä muut tiedot, jotka ovat välttämättömiä käsiteltävänä olevan vakuutus- tai korvausasian ratkaisemista varten tai jotka muuten ovat välttämättömiä tässä laissa, EU:n sosiaaliturva-asetuksissa tai sosiaaliturvasopimuksessa säädettyjen tehtävien toimeenpanossa.
Vakuutuksenottaja on työtapaturma- ja ammattitautilain mukaan velvollinen ilmoittamaan vakuutusyhtiölle työtapaturma- ja ammattitautiriskin arviointia, vakuutusmaksun määräämistä ja vakuutuksen hoitoa varten tarpeelliset tiedot toimialastaan, teettämänsä työn määrästä ja laadusta sekä työn alkamisajasta.
Työnantajan on ilmoitettava työtapaturmasta ja ammattitaudista vakuutuslaitokselle viipymättä ja viimeistään kymmenen arkipäivän kuluessa siitä lukien, kun työnantaja sai tiedon vahinkotapahtumasta.
Mikä muuttuu vakuuttamisen prosessissa?
Työnantaja ei anna vakuutusyhtiölle enää vuosi-ilmoitusta palkoista tammikuun loppuun mennessä, vaan työtapaturmavakuuttajat hakevat vakuutusmaksun vahvistamista varten tarvitsemansa palkkatiedot suoraan tulorekisteristä.
Vakuutusyhtiö hakee suoraan tulorekisteristä kesken vuotta päättyvien ja siirtyvien vakuutuksien vakuutusmaksun vahvistamista varten tarvitsemansa palkkatiedot.
Vakuutusmaksun laskutustavat voivat muuttua. Työtapaturma- ja ammattitautilaki mahdollistaa jo nyt erilaiset käytännöt vakuutusmaksun laskutuksessa. Käytännöt ovat yhtiökohtaisia. Työnantajan kannattaa olla yhteydessä omaan vakuutusyhtiöönsä vakuutusmaksun laskutuskäytännöistä.
Mitkä tiedot ovat tärkeitä vakuuttamisen kannalta?
Oikeat ja ajan tasalla olevat tiedot tulorekisterissä takaavat sujuvamman käsittelyn vakuutusyhtiössä. Vakuuttamisessa ja vakuutusmaksun määrittämisessä tulorekisteriin ilmoitettavia tärkeitä tietoja ovat:
- Ammattiluokkatiedot
-Ilmoita ammattiluokkatieto aina jokaisen työntekijän palkkatietoilmoituksessa.
-Ilmoitettavan ammattiluokkakoodin löydät Tilastokeskuksen sivuilta. TK10 luokitus
-Ammattiluokan valinnassa voit käyttää apuna Tilastokeskuksen maksutonta LuokitusEkspertti-palvelua (Ammattiluokitus 2010). (LuokitusEkspertti) - Vakuutusnumero ja vakuutusyhtiön y-tunnus
-Yleensä vakuutusnumeroa ja vakuutusyhtiön y-tunnusta ei merkitä palkkatietoilmoitukselle. Nämä tulee kuitenkin ilmoittaa silloin, kun työnantaja on vakuuttanut työntekijänsä useammalla kuin yhdellä työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksella.
-Tällöin tulee myös muistaa muuttaa siirtyvän vakuutuksen uusi vakuutusnumero palkkatietoilmoituksille.
Mikä muuttuu korvaamisen prosessissa?
Vahinkotapahtumien ansionmenetyskorvauksen määrittämisessä tarvittavat palkkatiedot haetaan tulorekisteristä.
Ansionmenetyskorvauksen maksamisessa tarvittava tieto siitä, onko työnantaja maksanut sairausajanpalkkaa, haetaan tulorekisteristä edellyttäen, että sairausajan palkkaa koskevat tiedot on ilmoitettu tulorekisteriin korvausta maksettaessa. Tulorekisterin tietoja voidaan hyödyntää ansionmenetyskorvauksen maksamisessa edellyttäen, että työnantaja käyttää ilmoitustapaa 2 ja ilmoittaa lisäksi täydentävät poissaolotiedot.
Mitkä tiedot ovat tärkeitä korvaamisen kannalta?
Oikeat ja ajan tasalla olevat tiedot tulorekisterissä takaavat sujuvamman käsittelyn vakuutuslaitoksessa. Korvaamisessa ja ansionmenetyskorvauksen määrittämisessä tulorekisteriin ilmoitettavia tärkeitä tietoja ovat:
- Palkkatietojen erittely
- Palkkatiedot suositellaan ilmoitettavaksi käyttäen ilmoitustapaa kaksi (2). - Palvelussuhdetiedot
- Poissaolotiedot
Täydentävät tiedot, kuten esim. palvelussuhde- ja poissaolotiedot, on hyvä ilmoittaa samanaikaisesti pakollisten tietojen kanssa.
Mitä tietoja vakuutusyhtiö tulee edelleen pyytämään suoraan työnantajalta/vakuutuksenottajalta?
Työnantaja ei ole velvollinen antamaan tulorekisteriin talletettuja tietoja vakuutusyhtiölle (tiedon käyttäjälle) muulla tavalla. Vakuutusyhtiöllä (tiedon käyttäjällä) on kuitenkin oikeus pyytää työnantajalta tulorekisteristä puuttuvia tietoja ja tulorekisterin tietoja täydentäviä selvityksiä.
Ansionmenetyskorvauksen maksamiseksi vakuutuslaitos joutuu pyytämään työnantajalta lisätietoja aina, mikäli työnantaja käyttää ilmoitustapaa 1 tai käyttää ilmoitustapaa 2, mutta ei ilmoita täydentäviä tietoja. Korvauksen suuruuden määrittämisessä tarvitaan ilmoitustapaan 2 sisältyviä tietoja (kuten lomaraha) ja täydentäviä lisätietoja (kuten poissaolotiedot).
Mikäli ansionmenetyskorvausta maksetaan vuosityöansioperusteisesti, joudutaan työnantajalta pyytämään aina lisätietoja palkan määräytymisestä. Vuosityöansion määrittämisessä tarvitaan tieto vahinkopäivää edeltävän vuoden aikaan kohdistuneista palkankorotuksista, joita ei ilmoiteta tulorekisteriin. Lisätietoja voidaan tarvita myös työntekijän luontoiseduista ja niiden määristä sekä osittaisista poissaoloista.
Palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin pääsääntöisesti viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Vakuutuslaitos voi joutua pyytämään lisätietoja, jos tietoja ei ole ilmoitettu tulorekisteriin korvausta maksettaessa.
Ansionmenetyskorvauksen maksamisessa tarvittavia veron ennakonpidätystietoja ei ilmoiteta tulorekisteriin, joten nämä tiedot vakuutuslaitos pyytää edelleen suoraan työnantajalta esim. tapaturmailmoituksella.
Mikäli vahinkotapahtuma on sattunut ennen 1.1.2020, vakuutuslaitos tulee edelleen pyytämään kaikki lyhyen ajan päivärahan (päiväraha ensimmäiseltä 28 päivältä) ja vuosityöansion määrittämisessä tarvittavat palkkatiedot suoraan työnantajalta.
Mikäli yllä mainittuja tärkeitä tietoja ei ole ilmoitettu tulorekisteriin, vakuutusyhtiö pyytää tarvitsemansa välttämättömät tiedot työnantajalta.
Vakuutuksenottajan, joka on vakuuttanut ns. erityisryhmiä (omaishoitaja, perhehoitaja, kuntouttava työtoiminta, vammaisten ja kehitysvammaisten työtoiminta), kuntien luottamushenkilöitä, työvoimakoulutuksessa olevia henkilöitä, opiskelijoita tai rangaistus-, huolto- ja hoitolaitoksissa olevia henkilöitä, tulee edelleen antaa vuosi-ilmoitus vakuutusyhtiölle vuosittain tammikuun loppuun mennessä.
Tietojen oikeellisuus ja tietojen korjaaminen tulorekisteriin
Suorituksen maksaja on vastuussa tulorekisteriin ilmoittamiensa tietojen oikeellisuudesta ja oikaisemisesta. Suorituksen maksajan tulee korjata tulorekisteriin ilmoittamansa virheellinen tieto.
Jos tulonsaaja huomaa vakuutuslaitoksesta saamansa korvauspäätöksen perusteella, että tulorekisterin palkkatietoilmoituksella on häntä koskeva virheellinen tieto, tulonsaajan on tehtävä korjausvaatimus asianomaiselle työnantajalle, joka on ilmoittanut virheellisen tiedon tulorekisteriin.
Työtapaturma- ja ammattitautivakuuttamisen valvonta
Tapaturmavakuutuskeskus käyttää tulorekisterin tietoja työnantajan vakuuttamisvelvollisuuden selvittämiseen sekä vakuutusmaksua vastaavan maksun ja laiminlyöntimaksun laskemiseen. Päätöksen vakuuttamisvelvollisuuden laiminlyönnistä tekee Valtiokonttori.
1.11.2019